8 BENEFICIOS DE CAMBIAR LOS PROCESOS POR PROYECTOS

Tim Brown CEO de IDEO dijo en una entrevista que uno de los retos del Futuro del Trabajo es cambiar nuestra visión de trabajo como un proceso a una visión de trabajo como un proyecto. Sólo así podremos ser más creativos en las organizaciones.


A lo largo de dar capacitaciones y consultoría te das cuenta que efectivamente tener una visión de proyecto hace una gran diferencia en la manera en que trabajamos, organizamos y dirigimos.


Al trabajar por proyecto nos da por definición un destino que luchamos por llegar a él. En la manera de organizar nos enfocamos más al trabajo que hay que hacer. Y en la manera de dirigir al bajar cada proyecto nos da una manera de asignarnos tareas, pequeñas metas que podamos distribuir el liderazgo.


Muchas de las veces cuando preguntamos: ¿qué haces dentro de esta organización? Nos suelen contestar: «Yo soy de Capacitación y yo me encargo de…» Cuando le preguntamos ¿en qué proyectos estás actualmente? ¿Qué estás haciendo ahora? Muchos se suelen quedar en blanco.


Uno de los síntomas para ver qué tan preparada está una organización para el Futuro del Trabajo es ver la manera en que hacen proyectos.


Cambiar nuestra visión del trabajo de procesos a proyectos nos abre mundos nuevos:


I. Que nuestros colaboradores lleguen directamente a trabajar en distintos proyectos. Pueden estar en varios a la vez. Ejemplo: Proyecto de User Experience en nuestras tiendas físicas; mejora en nuestros procedimientos de On-Boarding; algún proyecto de Comunicación Internatrabajar en el evento anual o mensual.


II. Sabremos qué hacer en cada momento. No llegaremos al trabajo para ver qué caesino sabré que estoy metido en una nueva tarea que tengo que entregar el viernes.


III. Da pie a crear Cross Functional Teams. Cuando hablamos de un proyecto en él sumamos a los de ventas, a los de marketing, a los de Jurídico, al de producto. Y esto nos ayuda y exige a crear mejores equipos más ad hoc, personalizados.


IV. Agiliza la entrega. Quizás mi pasado de trabajar como abogado in-house y después como abogado de un despacho internacional me ayudó a siempre tener un plazo claro de entrega. Quizás no entendíamos muy bien el cómo había que organizarse pero nos apurábamos para hacer todo en tiempo y forma.


V. Mentalidad Problem-Solving. Todo proyecto ha de estar enfocado en resolver un problema, gira en torno a él.


VI. Puedo traer un externo a ayudarme en proyectos concretos. Quizás en algún proyecto necesitaremos apoyo, alguna guía. Podemos traer a algún consultor que nos lleve acabo una dinámica o esté asesorándonos con el proyecto (aquí te hablamos de esa posibilidad de contratar personal outsourcing).


VII. Nos daremos cuenta que podremos ser más flexibles. Y que no siempre tengo que estar en la misma función, que puedo brincar a otra área y conocer a otras personas de otros departamentos.


En nuestra Master Class ‘Futuro del Trabajo’ nos decían muchas veces: «Funcionamos como proyecto pero no nos damos cuenta.» o «Se nos va el tiempo». «Somos un montón de personas en el equipo y tratamos de atacarlo de una manera que no funciona.» «No sabemos cuándo termina el proyecto.» «Nos atoramos en silos.»


¿Qué te puede ayudar a ir cambiando a una mentalidad de proyecto?

A. Pregúntate las preguntas correctas para enfrentar mejores retos. ¿Qué quisiera hacer? ¿Qué puedo mejorar? Ejemplo: mi on-boarding que no lo haga sólo RH, introducir Business Intelligence en todo lo que hago.


B. Orienta tus juntas a objetivos. Pregúntate si sabes hacer juntas para lanzamiento de proyectos, ¿cómo las haces?


C. Si queremos tener mentalidad de proyectos o hacer Cross Functional Teams tenemos que tener Customer Centric Teams. Siempre pregúntate: ¿quién es mi usuario final? ¿A quién tengo que entregar mi producto o servicio? ¿qué específico necesitan de mí?

Por último: «Stop Starting and Start Doing.» ¿Cómo triunfaremos con nuestros proyectos? Sí, hay que ejecutar, ¿cómo ejecutar mejor? El próximo post irá en esta línea.

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