Cómo crear un calendario de contenido que funcione para ti

Un calendario de contenido (o "calendario editorial") es un sistema utilizado por los profesionales de contenido y marketing para organizar, administrar y programar la producción de contenido. En un nivel macro, un calendario de contenido brinda una descripción general de alto nivel de todo lo que se publicará durante un período de tiempo específico.



En un nivel micro, cada entrada del calendario también enumera información sobre una pieza de contenido individual, como:


  • Tema

  • Autor

  • Colaboradores

  • Estado

  • Fecha de vencimiento

  • Formato

  • Canal

A diferencia de un ‘’ideas backlog’’, que enumera todas las oportunidades e ideas de contenido, un calendario de contenido generalmente incluye solo piezas que ya están planificadas y / o en las que se está trabajando.


Esto es lo que cubriremos en esta guía:


  • Por qué deberías usar un calendario de contenido

  • Cómo crear un calendario de contenido

  • Ejemplos reales de calendarios de contenido

  • Sugerencias para aprovechar al máximo tu calendario de contenido

4 razones por las que debería utilizar un calendario de contenido


Un calendario de contenido es una herramienta crucial para cualquier persona involucrada en la producción de contenido, ya sea que trabaje con una sola persona o sea parte de un gran equipo. Esto te ayuda a:

  1. Planificar tu trabajo

  2. Alinear equipos y colaboradores

  3. Hacer que tu proceso de contenido sea repetible

  4. Administrar el contenido en un solo lugar

1. Planificar tu trabajo


La razón más práctica para tener un calendario de contenido es que ayuda a planificar la producción de contenido con semanas y meses de anticipación. Un calendario asegura que lo que se está planeando sea factible dado el tiempo y los recursos que tienes disponibles; también te permite prever y contabilizar iniciativas de contenido ad-hoc (Ej. si tu empresa está a punto de lanzar un nuevo producto), para poder organizar el trabajo con anticipación.


2. Alinear equipos y colaboradores


Hay muchas partes móviles involucradas en la creación de contenido, y un calendario de contenido mantiene a todos en la misma página. Es posible que debas trabajar con un ilustrador para una publicación de blog, decirle a tu equipo de redes sociales que promueva contenido nuevo y administrar las presentaciones de autónomos y autores invitados: un calendario de contenido te ayuda a dividir cada pieza en sus componentes individuales y asignarlos a personas con fechas de vencimiento claras.

Por ejemplo, para cada publicación de blog que publicamos, debemos asignar y realizar un seguimiento de lo siguiente:


  • Ilustración del encabezado

  • Imágenes personalizadas (por ejemplo, gráficos)

  • Anotaciones de captura de pantalla


3. Hacer que tu proceso de contenido sea repetible


Un buen calendario de contenido no se trata solo de fechas en una página: es un sistema para crear un proceso repetible. Una vez que hayas planificado los pasos necesarios para publicar un contenido específico, puedes simplemente repetirlos con cada nuevo artículo en lugar de tener que empezar de cero; esto no solo te ahorra tiempo, sino que también hace que sea más fácil estimar cuánto tiempo puede llevar cada tarea y asegurarse de que no se omita ningún paso.


4. Administrar el contenido en un solo lugar


Debido a que almacena toda la información disponible sobre cada pieza de contenido en tu canalización, un calendario funciona como una única fuente de verdadera información para tu equipo. Además de ahorrar el tiempo de todos (Ej. Puedes dirigir a tus compañeros de equipo al calendario y evitar correos electrónicos innecesarios o reuniones de update de status), un calendario garantiza que la información sea accesible en todo momento y que no solo exista en la cabeza de unas pocas personas. De igual manera, las partes interesadas, como tu jefe o gerente, pueden consultar rápidamente el calendario para ver en qué se está trabajando.


Cómo crear tu calendario de contenido en 4 pasos


Un calendario de contenido es extremadamente útil para organizar tus esfuerzos de marketing de contenido, pero aun cuando este está perfectamente organizado no garantiza, por sí solo, que los esfuerzos de contenido sean exitosos. Antes de lanzarte a crear uno, debes invertir algo de tiempo en aclarar exactamente qué tipo de contenido cumplirá tus objetivos en primer lugar. Este es el proceso:


  • Revisar tu estrategia de contenido

  • Configurar tu calendario

  • Agregar contenido al calendario

  • Agregar subtareas relevantes

Si tienes tu estrategia de marketing de contenidos bien definida, ve directamente al punto 2; si no, sigue leyendo.


1. Revise su estrategia de contenido para identificar prioridades.


Lo que pongas en tu calendario de contenido depende completamente de tu estrategia de marketing de contenido, que es un plan para crear constantemente contenido de alta calidad diseñado para convertir a los extraños en clientes.


Por ejemplo, la estrategia de contenido en Ahrefs es publicar contenido educativo sobre los temas que buscan nuestros clientes meta, posicionarse en Google y YouTube, y aumentar el tráfico orgánico mes tras mes. Como resultado, no solo llenamos nuestro calendario de contenido con ideas de palabras clave aleatorias, sino que primero seguimos algunos pasos específicos.


a) Utilizamos el Ahrefs’ Keywords Explorer para realizar una investigación de palabras clave e identificar los temas que nos gustaría cubrir:



b) Investigamos el potencial de tráfico del tema en Keywords Explorer:



c) Damos prioridad a los temas en función de su "potencial comercial". Les asignamos una puntuación de 0 a 3 según lo fácil que sea hablar de Ahrefs en un artículo determinado:


d) Agregamos los temas que impulsarán nuestra estrategia basada en palabras clave y basada en productos a una hoja de cálculo. Solo cuando alguien comienza a trabajar activamente en una pieza, también la agregamos a nuestro calendario.


Tu enfoque puede ser diferente, pero el punto sigue siendo: la forma más efectiva de completar y mantener tu calendario de contenido es tener una estrategia clara y comprender cómo encaja cada pieza que crea en ella.


2. Configurar tu calendario


Hay muchas herramientas que puedes usar para crear tu calendario, desde hojas de cálculo básicas hasta software de administración de contenido especializado (verás algunos ejemplos a continuación), pero la herramienta que elijas es menos importante que decidir qué información deseas incluir en ella.


En su forma más básica, un calendario de contenido solo necesita dos campos: un título y una fecha de vencimiento. Puedes agregar tantos campos adicionales como necesite para enviar cada pieza. Nosotros tenemos 19, incluido el tipo de contenido, la categoría y la palabra clave principal:



No existe una regla sobre lo que debe y no debe incluir tu calendario: céntrate en la información que tú y los demás miembros del equipo necesitan más para la producción de contenido. Aquí tienes algunas ideas para que pienses:


  • Etapa del embudo al que pertenece tu pieza

  • Persona de usuario para la que está escribiendo

  • Autor y colaboradores

  • Objetivo

  • Estado

3. Agregar contenido al calendario


Una vez que tengas una estructura en su lugar, el siguiente paso es llenar el calendario con tus próximas piezas, asegurándote de que la cadencia esté alineada con su estrategia: un enfoque centrado en las redes sociales puede requerir que publiques varias veces al día, mientras que a largo plazo el contenido educativo del formulario puede ocurrir solo dos veces al mes.


El objetivo es tener una comprensión completa de todo en lo que tú y tu equipo estarán trabajando, por lo que debe incluir:


  • Todos los formatos de los que eres responsable. Por ejemplo, si estás trabajando tanto en publicaciones de blog como en newsletters, agregar ambos formatos te ayuda a ver la superposición de tareas y planificar la capacidad.

  • Piezas nuevas y antiguas. Por ejemplo, si vas a actualizar u optimizar piezas de contenido existentes, agregarlas al calendario asegura que estás contabilizando el tiempo y los recursos necesarios para hacer el trabajo. Si estás publicando varios tipos de contenido, puede resultarte útil codificar por colores las entradas para que tu calendario sea más fácil de escanear.


4. Agregar subtareas relevantes


Cada pieza que agregas a tu calendario requiere diferentes pasos (y tal vez varias personas) para completarse, por lo que es útil dividir cada entrada en las tareas individuales que se deberán completar.

Para trazar los pasos, piensa en un contenido que ya hayas publicado y enumera todo lo que sucedió antes de la publicación; luego, usa esta información para planificar todas las próximas piezas.


Por ejemplo, en mi puesto anterior en Hotjar, normalmente seguí los mismos 7 pasos para publicar un newsletter; para cada edición del newsletter que planeé en mi calendario, simplemente dupliqué la lista de subtareas y asigné cada una a un miembro específico del equipo con una fecha de vencimiento:


Es posible que una herramienta de calendario básica, como una hoja de cálculo, no tenga suficiente espacio para enumerar toda esta información en un solo lugar, mientras que el software especializado (en mi ejemplo, Asana) está diseñado para ayudarlo a profundizar en cada subtarea individual. Si eliges mantener tu calendario simple, siempre puedes enumerar las subtareas en otro lugar y consultarlas cuando sea necesario.


6 ejemplos de calendario de contenido de profesionales del marketing de contenido


Tu calendario de contenido debe ser exclusivo para ti y el entorno en el que estás trabajando, por lo que obtendrás los mejores resultados si creas el tuyo desde cero para satisfacer tus necesidades específicas. Dicho esto, es útil inspirarse en lo que están haciendo otros profesionales del contenido, por lo que les pedimos a algunos especialistas en marketing que compartieran con nosotros sus calendarios, que van desde los súper-funcionales hasta los muy complejos.


1. Una hoja de cálculo funcional para un equipo de uno.



Este es el calendario de contenido que Hiba Amin en Soapbox usa para su equipo de contenido de uno. Es una hoja de cálculo simple y funcional que cubre ocho campos principales, incluida la fecha de publicación, el título, el tipo de contenido, la etapa del embudo y la audiencia / persona. Podrías utilizar una variación en este calendario si deseas mantener el tuyo agradable y sencillo sin dejar de tener una visión general clara de lo que está sucediendo durante el trimestre.


2. Un calendario de redes sociales codificado por colores



Lani Assaf utiliza esta hoja de cálculo en Elpha para realizar un seguimiento de la actividad de las redes sociales y el contenido adicional. El calendario utiliza un sistema codificado por colores, por lo que cada contenido se clasifica en una de las cuatro categorías (enumeradas como "pilares" en la esquina superior derecha) y el equipo puede ver la distribución de las redes sociales de un vistazo. El calendario también tiene en cuenta los días festivos y las fechas importantes, por ejemplo, el ‘’Día de Agradecimiento al Empleado’’ el viernes 5 de marzo.


3. Un calendario estilo Kanban en Trello



Este ‘’Trello Board’’ es lo que Dom Kent de Mio revisa varias veces al día para asegurarse de que todos los contenidos futuros sigan el rumbo. Con un calendario de estilo Kanban, cada tarjeta representa una pieza de contenido y se mueve a través del tablero hasta que llega a la columna "Listo" más a la derecha. Este sencillo sistema funciona bien si formas parte de un equipo pequeño y necesita de claridad visual en cada etapa del proceso; también hay espacio para dar cabida a ideas de contenido no planificado (consulta la columna no. 1 a la izquierda).


4. Un calendario estilo Kanban en Todoist



Fadeke Adegbuiy de Doist también usa un tablero Kanban en Todoist para dividir el calendario de su equipo en sprints semanales. Todos los miembros del equipo tienen acceso al tablero y pueden ver las publicaciones del blog y los newsletters en la canalización de publicaciones; a menudo utilizan comentarios en una tarjeta individual para proporcionar recursos útiles o inspiración al escritor asignado a un artículo. Podrías usar un enfoque similar al de una pizarra si quisieras tener una descripción general de lo que está sucediendo en una semana determinada y verificar que todos estén en el camino correcto.


5. Un calendario de Asana con etiquetas y comentarios



Este calendario de contenido de Asana le permite a Taru Bhargava en Genbook usar etiquetas codificadas por colores en cada pieza de contenido y tener conversaciones encadenadas con su equipo sobre cada entrada del calendario. Taru planifica el contenido con al menos seis semanas de anticipación para asegurarse de que el equipo pueda mantener su cadencia de publicación dos veces por semana, y revisa y actualiza el calendario cada semana para verificar el progreso de las piezas individuales. Puedes usar un formato similar si públicas con frecuencia y necesitas realizar un seguimiento de varias piezas y colaboradores en un solo lugar.


6. Un calendario de marketing de varias pestañas



Este calendario de contenido de múltiples pestañas es lo que Justin Dunham usa en Ercule para realizar un seguimiento de todas las actividades de contenido en su equipo de marketing, incluidos eventos y webinars. La descripción general “Calendar Output” a la izquierda se completa automáticamente en función de lo que se agrega a las otras pestañas de la hoja de cálculo.


3 consejos profesionales finales para ayudarlo a aprovechar al máximo su calendario de contenido


He estado trabajando con calendarios de contenido durante un tiempo y aquí hay tres cosas que aprendí a través de prueba y error que desearías haber sabido antes:


1. Itere su calendario


Es poco probable que la primera versión del calendario de contenido que crees sea la que uses para siempre. A medida que tu equipo crece y / o cambian tus necesidades de contenido, es posible que quieras superar tu sistema actual y tal vez incluso necesites cambiar a una herramienta diferente.


Ten esto en cuenta y no busques la perfección desde el principio: comienza con algo funcional que pueda ayudarte durante los próximos 2 a 3 meses, y sigue ajustando y mejorando a medida que avances.


2. Tenga siempre un búfer


Cuando trabajas con varias personas, las cosas saldrán mal, se producirán retrasos y siempre debes planificarlo. Identifica los posibles cuellos de botella y problemas y toma acción: por ejemplo, anticipa que los contribuyentes externos podrían llegar tarde con sus presentaciones y planifica con tiempo adicional para tener en cuenta los retrasos imprevistos.


3. Cantidad ≠ calidad


Si bien es tentador (y fácil) sobrecargar tu calendario y sentirte bien por estar ocupado; enviar una gran cantidad de contenido no es necesariamente la forma más eficiente de alcanzar tus objetivos. Esto es particularmente relevante si el SEO es parte de tu estrategia de contenido, como lo muestra el CEO de Ahrefs, Tim Soulo, en este video y desacredita el mito de “publicar más seguido”.


¡Ahora te toca a ti!


Ahora está listo para crear e iterar tu propio calendario de contenido.